Bemästra de osynliga tidstjuvarna

En ny arbetsdag. En komplett To-do–list med prioriteringar och tydliga mål för dagen är upprättad. Vid dagens slut – ingen, eller väldigt få, av uppgifterna kan bockas av. De viktiga besluten har kanske inte blivit fattade och rapporten som skulle skickats in har av någon anledning missat sin deadline.
– Vad har hänt med tiden?

Vem styr egentligen över min dag och var gick det fel? De flesta vill kalla sig produktiva och nå de mål vi satt upp för oss själva. Men sanningen är att tillvaron är full av tidstjuvar som mer eller mindre obemärkt smyger sig in i vår vardag och sätter pinnar i produktivitetshjulet.

En känd form av tidstjuv är multi tasking, det vill säga att göra flera saker samtidigt, vilket sällan är effektivt. Den största boven av alla är nära besläktad med multi tasking men få är medvetna om att den existerar, Content Switching – att hela tiden växla mellan helt orelaterade arbetsuppgifter utan att först slutföra det man påbörjat. Content Switching, fritt översatt kontextväxling, är det som distraherar oss mest och orsakar mest underliggande stress under en arbetsdag. Det orsakas av externa faktorer som vi inte själva kan kontrollera, sker helt oplanerat och ofta är vi inte ens medvetna om fenomenet när det händer.

Ta som exempel en påbörjad rapport med målet att skicka in under dagen. Plötsligt dyker en kollega in för en spontan avstämning i ett projekt. Under tiden poppar tio nya notiser upp i inkorgen, varav ett mail verkligen är superviktigt och måste tas tag i direkt. Inte sällan har ett par SMS hunnit göra sig påminda i mobilen som ligger bredvid. Summa summarum: väldigt låg produktivitet, inte sällan med en känsla av stress och otillräcklighet.

Vad kostar det?

Minskad produktivitet orsakad av multi tasking kostar samhället mångmiljonbelopp varje år och förutom faktiska kostnader för samhället så får fenomenet följder för oss som individer.

  • Forskning visar att vi i snitt jobbar i 1 minut och 15 sekunder med en uppgift innan vi blir avbrutna.
  • Det tar oss i snitt 25 minuter att återuppta uppgiften och återfå fullt fokus.
  • Att konstant skifta fokus och växla mellan arbetsmoment riskerar i det långa loppet att faktiskt sänka vår IQ med upp till 15 poäng. 

Dagens bästa tips för att behålla fokus och produktivitet

Tämj din inkorg och mobiltelefon

Mailen – den absolut största distraktionen under en arbetsdag. Det effektivaste sättet att undvika kontextväxling: Stäng av alla pop-ups och notiser i din mail, mobil och ICal. Lägg mobilen upp och ner om så behövs för att slippa se uppdateringar och nya meddelanden. Även om vi inte läser SMS:et eller mailet har vi ändå blivit avbrutna i och med att vi sett notisen.
Undvik att använda din inkorg som en To-do-list som hela tiden ändrar prioriteringsordning. Bestäm några tillfällen under dagen då du kollar din mail och hanterar dessa.

Matchning

Att matcha liknande moment eller arbetsområden med varandra och hålla ihop dem under arbetsdagen gör att fokus ökar och risken för distraktion minskar.

Försök lägga möten koncentrerat till ett eller två tillfällen under veckan. Lägg all form av intern administration fokuserat under en del av dagen och försök att stämma av flera pågående projekt som rör en och samma arbetsgrupp.

Välj arbetsuppgift utifrån hur ditt huvud mår

Alla har vi ansvar och nödvändiga uppgifter att lösa under en arbetsdag. Vissa kan kännas tuffare än andra. Det tar helt enkelt emot att sätta igång.
Vår hjärna är inte på topp under en hel dag, däremot går det att fortsätta vara produktiv och leverera trots låg energi. Försök ta de uppgifter som kräver mest analys, kritiskt tänkande eller kreativitet under den tid på dagen då du känner dig piggast och dela upp ett stort projekt i mindre mer överskådliga delmål.

Vi kommer alltid att påverkas av omgivningen, händelser och faktorer som vi inte själva kan styra över. Flödet av information, kommunikation och interaktion är ständigt pågående och en helt naturlig del av dagens informationssamhälle och vår vardag. Det vi alla kan göra är att ta kontroll över vår arbetsdag. Genom att styra hur och när vi tar till oss information och därefter sätta våra egna prioriteringar ökar vi vår produktivitet och mår på köpet ännu bättre som individer.

 

Dela inlägg på:Facebooktwitterlinkedinmail
Linda Carlander
Produktionsledare - föräldraledig